Când volumul de muncă începe să crească, reacția pare firească: mai avem nevoie de un om.
Sunt prea multe taskuri, deadline-urile devin greu de respectat, echipa spune că nu mai face față, iar anumite lucruri sunt amânate constant. Un nou coleg pare soluția evidentă.
Uneori chiar este.
Dar alteori, problema nu este că sunt prea puțini oameni. Problema este că acei oameni lucrează într-un sistem care consumă inutil timp și energie.
Înainte să deschizi un nou proces de recrutare, merită să te întrebi: avem nevoie de încă un angajat sau avem nevoie de un mod mai bun de a lucra?
Mai mulți oameni nu rezolvă automat problema
Imaginează-ți o echipă în care informațiile sunt împrăștiate prin emailuri, WhatsApp, documente și conversații.
Aceeași informație este introdusă manual în mai multe locuri. Aprobările durează pentru că nimeni nu știe exact cine trebuie să le ofere. Două persoane ajung uneori să lucreze la același lucru, iar alte sarcini rămân nefăcute pentru că fiecare presupune că sunt responsabilitatea altcuiva.
Echipa este ocupată permanent.
Concluzia poate fi: „Suntem prea puțini.”
Dar dacă adaugi încă o persoană într-un sistem dezorganizat, nu ai eliminat problema. Ai adăugat încă un om care trebuie să lucreze în același sistem.
Ocupat nu înseamnă neapărat productiv
Este una dintre confuziile ușor de făcut într-un business.
Dacă oamenii lucrează constant, răspund la zeci de mesaje și trec de la un task la altul, avem impresia că organizația funcționează la capacitate maximă.
Dar unde se duce timpul?
Cât este dedicat activităților care produc efectiv valoare și cât este consumat pentru căutarea informațiilor, corectarea unor erori, introducerea repetată a acelorași date, ședințe inutile sau clarificarea responsabilităților?
Înainte să mărești echipa, merită să înțelegi răspunsul.
Uneori nu ai o problemă de capacitate. Ai o problemă de organizare.
Uită-te unde se blochează munca
Un proces bun nu trebuie să fie complicat.
Trebuie să fie clar.
Cine primește solicitarea? Cine o preia? Ce informații sunt necesare? Cine ia decizia? Unde este înregistrată? Ce se întâmplă mai departe?
Dacă pentru o activitate care se repetă frecvent răspunsurile la aceste întrebări diferă de la o persoană la alta, există probabil loc pentru îmbunătățire.
Blocajele mici par nesemnificative atunci când apar o singură dată.
Cinci minute pierdute nu reprezintă o tragedie.
Dar cinci minute pierdute într-un proces repetat de zeci sau sute de ori pot deveni ore întregi de muncă în fiecare lună.
Întreabă echipa ce face de două ori
Este un exercițiu simplu și foarte util.
Ce activități facem de două ori?
Poate o informație este copiată dintr-un program în altul. Poate același raport este refăcut manual în fiecare săptămână. Poate un document trece prin mai multe aprobări decât ar fi necesar.
Apoi întreabă:
Ce facem manual și am putea automatiza?
Și, poate cel mai important:
Ce facem pentru că este necesar și ce facem doar pentru că „așa am făcut întotdeauna”?
Răspunsurile pot scoate la iveală mult timp care există deja în companie, dar este folosit ineficient.
Uneori chiar ai nevoie de încă un om
Optimizarea proceselor nu înseamnă să transformăm fiecare problemă de personal într-un proiect de eficientizare.
Există un punct în care echipa pur și simplu nu mai are capacitatea necesară.
Dacă procesele sunt clare, responsabilitățile sunt bine definite, instrumentele sunt potrivite, iar volumul de activitate continuă să depășească realist capacitatea oamenilor, recrutarea poate fi următorul pas firesc.
Diferența este că acum știi de ce angajezi.
Nu cauți „pe cineva care să ne mai ajute”.
Știi ce responsabilități va avea, ce volum trebuie preluat și unde se integrează noul rol în companie.
Iar acest lucru poate face și recrutarea mult mai eficientă.
Un proces bun îl ajută și pe noul angajat
Să presupunem că ai analizat situația și ai ajuns la concluzia că ai nevoie de un coleg nou.
Modul în care este organizată compania va conta enorm în primele sale săptămâni.
Dacă procedurile există doar în mintea colegilor, responsabilitățile sunt neclare și fiecare persoană lucrează diferit, noul angajat va avea nevoie de mult timp pentru a înțelege cum funcționează lucrurile.
Într-o organizație cu procese clare, integrarea devine mai simplă.
Noul coleg nu trebuie să descopere compania prin încercări și greșeli. Poate înțelege mai repede ce are de făcut, de unde obține informațiile și cine este responsabil pentru fiecare etapă.
Așadar, procesele bune nu înlocuiesc oamenii.
Îi ajută să lucreze mai bine.
Automatizarea nu înseamnă eliminarea oamenilor
Când vorbim despre eficientizare, apare inevitabil și automatizarea.
Există numeroase activități repetitive care pot fi simplificate cu ajutorul tehnologiei: centralizarea unor informații, generarea unor rapoarte, notificările, programările sau transferul datelor între diferite etape ale unui proces.
Scopul nu ar trebui să fie automatizarea de dragul automatizării.
Întrebarea utilă este alta: unde folosim timpul oamenilor pentru activități care nu au nevoie, de fapt, de intervenția lor permanentă?
Dacă elimini o oră de muncă repetitivă, nu ai eliminat valoarea unui angajat. I-ai oferit acea oră pentru o activitate în care experiența, creativitatea sau decizia sa contează mai mult.
Înainte să publici următorul anunț de angajare
Fă un exercițiu.
Urmărește timp de câteva zile activitatea care pare să necesite un om în plus.
Unde se pierde timpul? Ce se repetă? Ce poate fi eliminat? Ce poate fi automatizat? Ce responsabilități nu sunt clare? Unde apar cele mai multe întârzieri?
Apoi optimizează ceea ce poate fi optimizat.
Dacă după toate acestea volumul rămâne prea mare, răspunsul devine mult mai clar: da, ai nevoie de un nou coleg.
Și vei ști exact pentru ce îl angajezi.
Concluzie
Creșterea unei afaceri aduce inevitabil momente în care echipa trebuie extinsă.
Dar numărul de angajați nu ar trebui să fie singurul răspuns la creșterea volumului de muncă.
Uneori, compania are nevoie de încă un om.
Alteori, are nevoie de un proces mai simplu, o responsabilitate mai clară, un instrument mai bun sau eliminarea unor activități care nu mai au sens.
Înainte să adaugi oameni peste un sistem care nu funcționează, repară sistemul.
Pentru că un proces prost cu zece oameni rămâne un proces prost. Doar că acum costă mai mult.